駐外單位應於國外學校擬聘華語教學人員起聘日 3 個月前，將需求報教育部審核。駐外單位及國內大學應於每年 1 月 31 日前及 7 月 31 日前，向教育部請撥上半年及下半年補助經費。駐外單位或有關大學應於每年 11 月 30 日前，將獲聘華語教學人員生活費、機票款及教材教具費領據報教育部。受補助單位應於計畫結束後 2 個月內，檢具成果報告書及經費收支結算表送部辦理核結。
華語教師補助期間以 1 年為原則，續聘者得延長補助，但續聘期間僅補助每月生活費，機票及教材教具費不再補助。獲聘華語教學人員應自行辦妥簽證並負擔相關費用，及負擔任教地之相關稅賦。獲補助之華語教學人員應於聘期期滿後返國，並於任教期間每半年繳交一次任教心得及成效報告。華語教學人員赴國外學校任教前，應參與行前講習；每年應參與增能培訓課程，研習時數至少 18 小時。獲補助之華語教學人員自編教材及教案應以創用 CC 授權方式提供各界使用。國外學校不包括海外僑校及中國大陸、香港及澳門地區之學校。聘期內不足月之月份，生活補助費以每月 30 天核算每日生活補助。如有可歸責於華語教學人員之事由，導致額外增加之費用，經本部查證屬實者，不予補助。
