申請案收件後,國家科學及技術委員會相關學術處自收件之次日起 1 個月內完成審查,據以函復申請機構審查結果。研究生應於國際學術會議結束後 15 日內,於國家科學及技術委員會網站首頁學術研發服務網線上繳交出席國際學術會議報告及登錄結報之經費。申請機構應於每月 10 日前,將上月已執行且彙整完畢之收支報告表函送國家科學及技術委員會辦理經費結報
本補助為部分補助性質,申請機構得由其自籌經費或執行國家科學及技術委員會各類計畫經費支應其餘不足之經費。獲補助案件以結案時歸墊方式補助,所需費用由申請機構先行墊付。赴大陸地區出席國際學術會議,該會議須為國際學術組織主辦,或國際學術組織主辦大陸地區協辦,始得申請。機票費以搭乘本國籍班機為限,特殊情況需填具申請書核定後始得改搭外國籍班機。申請參加之國際學術會議如以視訊會議為之,其參加人員以視訊參與會議者,視為親自出席會議。本補助案年度經費如未獲立法院審議通過或經部分刪減,國家科學及技術委員會得依審議結果調減補助經費。同一研究生出席國際學術會議案向國家科學及技術委員會及其他機關(構)提出申請補(捐)助者,應列明全部經費內容,與向國家科學及技術委員會及其他機關(構)申請補(捐)助之項目及金額